Secretária: Atividades + Atributos

Ser uma Secretária/Secretário é ser responsável por coordenar o ambiente de trabalho administrativo.

A profissão exige muita organização pessoal e profissionalismo.

E embora o perfil mais buscado nas empresas para a referida profissão seja a de mulheres, o ramo também vem ganhando bastante espaço para os homens.

Uma das áreas que mais crescem no ramo são as de secretária remota, devido as inúmeras alterações proporcionadas pela pandemia.

Para muitos o trabalho via home office se tornou uma alternativa para se manter produtivo sem comprometer a segurança individual dos trabalhadores.

O que faz uma secretária?

Os secretários e secretárias são responsáveis por apoiar seus supervisores, gerentes e os diversos profissionais da área administrativa.

Realizando função de ‘’Staff’’, eles planejam, coordenam, comandam e controlam diretrizes através da gestão de compromissos, atendimento de chamadas telefônicas. Organizam relatórios e documentos, arquivamento de dados e copias de informações importantes.

Além disso, também auxiliam nos procedimentos administrativos, gestão de entrada e saída. Realizam pesquisas, compram ou solicitam materiais para o escritório e atendem os visitantes com a devida cordialidade. 

O secretariado também pode executar algumas das atividades dos funcionários que estão de férias. Desde que, não extrapole a razoabilidade no quesito de severidade do trabalho atribuído a eles.

Funções e atividades de uma secretária

Os secretariados são profissionais que atuam geralmente em escritórios prestando assessoria aos executivos.

Entretanto, é uma profissão que envolve tarefas operacionais e vem ganhando bastante destaque devido sua importância estratégica.

Suas principais atividades são prestar serviços de controle, atendimento, organização, gestão de documentos, auxilio administrativo, pesquisas empresariais, gestão de materiais. Além das demais outras tarefas que prestam aos executivos.

Áreas de atuação

A profissão de secretariado é extremamente versátil, possibilitando atuar nos mais diversos setores da economia. Desde empresas prestadoras de serviços, órgãos públicos, comércios dos mais variados setores e até mesmo em organizações sem fins lucrativos como as ONGs.

Essa amplitude presente neste ramo profissional possibilita que os secretários se encaixem em um setor que lhe acolha melhor. Dando um grande espaço de integração no mercado de trabalho para os indivíduos deste âmbito profissional.

Secretária Administrativa

Se trata de um dos âmbitos mais comuns deste setor.

As secretárias administrativas são responsáveis por receber, redirecionar e responder correspondências eletrônicas.

Além disso também redigem e digitam documentos nos mais variados formatos, realizando atendimentos via telefone para orientação, encaminhamentos e informação.

Os profissionais desse ramo também realizam suporte aos demais cargos administrativos do âmbito de trabalho.

Secretaria Executiva

As secretárias executivas possuem um papel de grande importância dentro das empresas.

Por isso, elas gerenciam as informações empresariais, ajudam na realização das tarefas administrativas e realizam a assessoria de executivos na realização de suas tarefas.

Igualmente elas também são responsáveis por atender clientes no âmbito externo e interno, organizar eventos e analisar viagens programadas.

A secretária executiva necessita de muita confiança por parte dos empregadores, pois é um cargo que exige extrema confiança por conta de sua natureza de empenho.

Secretária Escolar

Os secretários escolares são profissionais responsáveis por realizar a gestão de registros e documentações escolares e prestar auxilio a toda gestão profissional da escola.

O secretário escolar opera processos referentes a matriculas e transferências de estudantes. Bem como, também organizam as turmas estudantis e os registros dos históricos escolares dos respectivos estudantes.

Secretária Remota

O ramo profissional de secretária remota abrange todas as funções da secretária presencial, tendo como diferencial a questão de exercer o trabalho em Home Office.

O profissional trabalha principalmente via internet e telefone.

E o ramo vem crescendo muito desde 2020 por conta da pandemia e os trabalhos remotos se tornaram uma ótima opção para se lidar com as novas adversidades.

Os principais trabalhos realizados por funcionárias remotas envolvem: controle financeiro, coordenação de agenda, orçamentos, gerenciamento de fornecedores, atendimentos telefônicos, gerenciamento de e-mails, organização de eventos, redação de documentos, follow-ups, entre outros.

Auxiliar de Secretária

A princípio, auxiliares de secretária realizam controles de agenda, compras corporativas, compras de passagens, enviam e recebem correspondências. E também organizam arquivos e assessoram os demais membros do departamento administrativo em que trabalham.

Portanto, uma das áreas que mais busca profissionais auxiliares de secretária é no âmbito escolar.

Devido a demanda de organização de prontuários de alunos e todos os documentos de relatórios acadêmicos, a auxiliar de secretária deve analisar e realizar lançamentos no sistema. Incluindo matrículas a até certificados e históricos escolares.

Atributos pessoais de uma secretária

Para exercer a profissão com maestria é importante a secretária possuir uma boa comunicação organizacional, compostura, equilíbrio emocional, e afinidade com computadores para garantir a agilidade do serviço prestado.

Por isso as empresas buscam perfil de secretárias discretas, pelo fato de representarem a imagem da empresa, de modo que evitem todo tipo de extravagancia.

Outro ponto essencial para os profissionais secretariados é a atenção com o tempo e horários, levando-se em conta as padronizações da profissão, e acima de tudo a lealdade.

Isto é, constantemente a profissão dá acesso a informações e documentos confidenciais da empresa, havendo necessidade de se estabelecer um laço de confiança sólido entre o empregado e o empregador.

Vale ressaltar que se você não cumpre algum dos requisitos mencionados não significará que não poderá se tornar um bom secretário(a).

O importante é cumprir a maioria dos requisitos e na falta de um, compensar nos demais.

Formação

Para se tornar secretário é preciso ter ao menos o ensino médio completo, não havendo necessidade de cursos superiores.

Embora seja extremamente recomendável que se tenha especializações, levando-se em conta a preferência do mercado em profissionais com faculdades completas.

De fato existem cursos direcionados ao profissional secretariado. Como por exemplo o curso de tecnólogo que dura em média dois anos e meio, enquanto que o bacharelado que é mais completo dura em media quatro anos.

Mas é importante ressaltar que não há obrigação em se ter esses cursos, embora aumentem em grande proporção as oportunidades de emprego nesse setor.

Vagas de secretária

A maneira mais pratica de se buscar vagas de secretária é através de sites especializados para contratações.

Entre eles se destacam: catho.com.br e vagas.com.br.

Mas outra opção é pesquisar “vagas de secretaria” no buscador do google, que automaticamente ele irá endereçar as empresas mais próximas que necessitam de profissionais secretariados. 

CBO

O CBO número 2523-05 descreve a função profissional de secretária, e em seu texto oficial consta que:

A função de secretária desempenha funções de gerenciamento de informações e auxiliam a execução das tarefas administrativas, organiza os calendários e documentos, coordenam as equipes, e controlam documentos e correspondências, atendendo os clientes internos e externos, além das diversas funções análogas a profissão.

Entretanto a formação desejada para a função, prefere-se que o profissional tenha curso superior, e seja bilingue ou trilíngue.

Já referente aos âmbitos econômicos, as atividades desse ramo profissional são desenvolvidas nos mais diversos setores, desde industrial, comércio, administração pública a até mesmo autônomos.

Piso Salarial

O piso salarial dos profissionais secretariados é de R$ 1.140 mensais, já a média salarial é um pouco mais elevada, girando em torno de R$ 1.500 reais.

No entanto, os profissionais com ensino superior ou bilíngues costumam ganhar uma média de R$ 2.000 mensais.

Porém, vale lembrar que os valores diferem de acordo com a formação pessoal, a experiência e o porte da empresa.

Quanto ao teto salarial, se torna difícil estipular um valor, devido o fato de que as grandes empresas oferecem salários muito maiores para aqueles que possuem um currículo mais completo.

Portanto profissionais com perfis mais raros tendem a receber ofertas muito maiores, segundo ofertas e demanda.

Currículo para secretária

Para elaborar um bom currículo para concorrer a uma vaga no ramo de secretária não há nenhum segredo, basta preencher os dados pessoais, apresentando suas experiências profissionais e formações acadêmicas.

Dê destaque para as suas habilidades pessoais e idiomas que possuí domínio.

Lembre-se que é preciso ter ao menos o ensino médio completo, porém se possuir ensino superior ou domínio do inglês, você terá bem mais oportunidades nesse ramo.